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法規內容

法規名稱: 高雄市政府檔案管理作業要點
公發布日: 民國 101 年 03 月 30 日
發文字號: 高市府秘文字第10130212800號 函
法規體系: 行政暨國際處
圖表附件:
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說  明:
訂定高雄市政府檔案管理作業要點

辦  法:
訂定高雄市政府檔案管理作業要點


壹、總則


一、 為規範本府所屬各機關(構)(以下簡稱各機關)檔案管理作業,特
訂定本要點。


二、 檔案管理,應由各機關統一規劃,除有特殊情形外,並應集中管理。
各機關管理檔案,應設置或指定專責單位或人員。


貳、點收


三、 各機關業務承辦或文書單位應於案件辦畢後五日內,將案件逐件依序
彙齊,併同歸檔清單(附件一)送交檔案管理單位或人員點收歸檔。


四、 歸檔案件有照片、微縮、影音、電子或以其他方式儲存之媒體時,承
辦人員應於外包或媒體載明名稱、規格、內容概要、製作者、製作日期、分
類號及保存年限。但屬附件者,得不記載製作者、製作日期、分類號及保存
年限。


五、 機密案件歸檔時,應另以機密檔案專用封套裝封,並依規定填寫相關
資料;其案由或案名,得以代碼或代名表示,並於彌封處加蓋承辦人員印章
或職名章。


六、 歸檔案件有下列情形之一者,檔案管理單位或人員應退還承辦或文書
單位補正:
(一)案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存。
(二)污損、內容不清或無法讀取。
(三)未經批准,或有漏判、漏印、漏發、漏會。
(四)未編列文號或文號有誤。
(五)未填註保存年限或分類號。
(六)未編寫頁碼或編寫有誤。
(七)本文有二頁以上而未蓋騎縫章或職名章。
(八)樣張或已作廢之文件漏蓋「樣張」或「註銷」戳記。
(九)與歸檔清單之登載不符。
(十)未簽奉機關首長核准而以非原件歸檔。
(十一)未依前三點規定辦理。


七、 各機關辦畢案件已逾歸檔期限一個月以上仍未歸檔者,其權責單位應
主動查明處理。


八、 檔案管理單位或人員每月應製作歸檔案件統計表(附件二)及檔案編
目數量統計表(附件三),並於次月十日前簽報機關首長核閱,以為檔案管
理業務評鑑之參考。


參、立案與編目


九、 各機關編製檔案保存年限區分表,得視機關業務特性,與檔案分類表
結合編製或個別編製。


十、 各機關檔案分類,依其職掌之業務性質分為類、綱、目、節及項,再
依案件之內容編立案名及案次號。


十一、 編立案卷應依下列規定辦理:
(一)檔案卷次號確立後,檔案管理人員應依案件產生日期先後於案件第一
頁編寫目次號。
(二)附件應隨原件裝訂,如難以併同裝訂時,應於附件標記檔號及收發文
號,並於原件加蓋「附件另存」戳記,且於原件目次表註明媒體型式、數量
及附件存放位置。


十二、 各機關應分別於每年二月十五日及八月十五日前,將檔案目錄彙送
機關檔案管理資訊網,並彙整檔案目錄彙送說明表層報本府。


肆、整理與保管


十三、 同一案卷內之案件,應按文件日期先後由上至下,並按目次號順序
由小至大依序排列整齊。案卷首頁並應置放檔案目次表(附件四)。


十四、 整理檔案應注意下列事項:
(一)案卷厚度以三公分為原則。
(二) 檔案上加附之金屬物應予以去除。但未裝訂前如確有分件必要者,
得予以保留。
(三)檔案如有皺摺,應予以理平;如有破損,應予以修補。
(四)檔案內容如有字跡模糊者,應洽請原承辦單位查明補註於公文用紙。
(五)檔案應以公文用紙尺度為標準,文件左右底三面邊緣應保持整齊。過
寬過大者,得予以裁切折疊,惟不得損及檔案內容;過窄過小者,應以公文
用紙襯貼。
(六)檔案上之附簽,應附於文件適當位置;附簽規格較小時,應以公文用
紙襯貼,不得脫離原件。


十五、 檔案經整理後,應依下列方式辦理上架及管理:
(一)永久保存與定期保存檔案得分置存放。
(二)檔案應依紙質類、攝影類、錄影(音)帶類及電子媒體類等不同媒體
型式分區分類保管。
(三)按檔號大小順序,小者在左,大者在右;由左至右,由上至下直立排
列。
(四)檔案架應預留架位空間,以利後續檔案排架。
(五)檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示,並定期檢查有無
標示脫落或需更改等情事。


十六、 各機關為保管檔案,應設置檔案庫房。
機密檔案應與一般檔案分別存放,並應另備保險箱或其他具安全防護功能箱
櫃,裝置密鎖存放,並指定專人負責管理。


十七、 檔案庫房宜採單一出入口門禁管制,非檔案管理人員未經許可,不
得擅自進入。


伍、檢調


十八、 借調檔案以承辦業務有關者為限,並應經單位主管核准。
因業務需要,借調非主管案件,應先經本單位主管核章後,送會業務承辦單
位主管同意,或簽請本機關首長核准。


十九、 各機關間借調檔案,應備函提出申請,並經本機關首長核准後辦
理。
依法有權調用檔案之機關,調用檔案時,應備函載明法律依據、調用目的及
調用期間,由業務承辦單位依來函簽辦,經簽奉核准後,向檔案管理單位辦
理調卷。


二十、 借調檔案應於十四日內歸還;期滿仍有繼續使用之必要者,應申請
展期;每次展期以十四日為限。
展期次數超過三次,仍有繼續使用之必要者,應先行歸還檔案,再依規定辦
理借調。
各機關間借調檔案如需展期者,應備函提出申請,並經本機關首長核准後辦
理。
機密檔案之借調或展期,應依前三項規定辦理。每次借調及展期期間以七日
為限。
因案情特殊或業務需要,經載明借調期間專案簽請機關首長核准者,其借調
期間不受前四項規定之限制。


二十一、借調檔案已逾借調期間且未辦理展期者,檔案管理人員應定期製作
逾期未歸還檔案稽催單(附件五)向調案人或其所屬單位辦理催還。


二十二、各機關人員調職、離職時,人事單位應知會檔案管理單位,以檢查
其借調檔案情形,如有借調檔案,應全部歸還,不得轉借。但屬依法調用或
機關借調且未逾借調期間者,應列為職務移交事項。


陸、應用


二十三、各機關辦理民眾申請閱覽、抄錄或複製檔案,應依高雄市政府檔案
應用作業要點及相關規定辦理。


柒、清理


二十四、各機關檔案管理單位或人員清理保存檔案,以每年辦理一次為原
則。


二十五、機密檔案未經解密,不得銷毀。


二十六、各機關檔案管理單位或人員應就已屆保存年限之檔案製作檔案銷毀
目錄(附件六),並經業務承辦單位確認無延長保存之必要後,擬定銷毀計
畫,併同檔案銷毀目錄送高雄市立歷史博物館,檢選具史料保存價值之檔
案;各一級機關於檢選完畢後,並應送國史館再次檢選。
各機關依前項規定完成檢選程序後,應層報本府彙送檔案管理局審核。


二十七、各機關永久保存之檔案,自文件產生之日起屆滿二十五年者,應於
次年編製檔案移轉目錄(附件七)層報本府彙送檔案管理局。
移轉檔案以每年辦理一次為原則。


捌、考核獎懲


二十八、為監督各機關檔案管理作業,本府每年應定期辦理考評及獎懲;各
一級機關對所屬機關之檔案管理作業,亦應比照辦理。


二十九、無正當理由違反本要點相關規定者,應送各機關考績委員會議處。