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法規內容

法規名稱: 高雄市各機關學校會計檔案銷毀注意事項
公發布日: 民國 100 年 05 月 05 日
修正日期: 民國 110 年 05 月 28 日
發文字號: 高市府主會管字第11030441800號函
法規體系: 主計處
圖表附件:
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一、高雄市政府(以下簡稱本府)為所屬各機關學校會計檔案之銷毀建立一致性規範,依據會計法及其他相關規定訂定本注意事項。
二、本注意事項所稱會計檔案係指會計憑證、會計報告、帳簿及重要備查簿等。
三、本府所屬各機關學校會計檔案自總決算公布日起算十年後,經該管上級機關與審計部高雄市審計處(以下簡稱審計處)之同意,得予銷毀。
四、本府所屬各機關學校會計檔案之銷毀,應依下列程序(如附件一流程圖)辦理:
(一)一級機關
1、編製銷毀清冊(如附件二格式)並先報送本府(主計處主政)同意後,檢附本府同意函影本再行函報審計處。
2、經審計處函復同意銷毀後,制定檔案銷毀計畫及檔案銷毀目錄,報由本府(行政暨國際處主政)彙整後再送交檔案管理局審核。
3、經檔案管理局函復同意銷毀後,自行依規定擇期辦理銷毀作業。
(二)二級機關
1、編製銷毀清冊報送該管上級機關,上級機關同意後並函報審計處。
2、經審計處函復同意銷毀後,上級機關將審計處同意銷毀公文函轉申請機關。機關接獲同意銷毀函後,制定檔案銷毀計畫及檔案銷毀目錄,陳報上級機關轉由本府(行政暨國際處主政)彙整後再送交檔案管理局審核。
3、經檔案管理局函復同意銷毀後,自行依規定擇期辦理銷毀作業。
4、高中(職)以下學校請逕依該管上級機關及審計處同意銷毀函自行依規定銷毀,免依前二目規定辦理。
五、同意銷毀之相關公文應永久保存並列入交代。
六、自九十一年度起至縣市合併前原各鄉(鎮、市)公所會計檔案存管請依會計法有關總會計之規定辦理,另申請可辦理銷毀之會計檔案應檢附相關總決算公告日期證明文件。
七、為減輕會計憑證存管壓力,經評估有提前辦理銷毀之必要,應依第四點規定編製銷毀清冊併送「高雄市政府各機關學校屆滿五年未滿十年之會計憑證報請銷毀評估表」(如附件三)辦理。