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法規內容

法規名稱: 高雄市政府各機關學校會計檔案銷毀及缺損注意事項
公發布日: 民國 100 年 05 月 05 日
修正日期: 民國 111 年 11 月 25 日
發文字號: 高市府主會管字第11130905300號函
法規體系: 主計處
圖表附件:
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一、高雄市政府(以下簡稱本府)為所屬各機關學校會計檔案之銷毀及缺
    損建立一致性規範,依據會計法及其他相關規定訂定本注意事項。
二、本注意事項所稱會計檔案係指會計憑證、會計報告、帳簿及重要備查
    簿等。
三、本府所屬各機關學校會計檔案自總決算公布日起算十年後,經該管上
    級機關與審計部高雄市審計處(以下簡稱審計處)之同意,得予銷毀
    。
四、本府所屬各機關學校會計檔案之銷毀,除有關未了債權債務或因案應
    續予保存者外,應依下列程序(如附件一流程圖)辦理:
    (一)一級機關
       1、編製銷毀清冊(如附件二格式)並先報送本府(主計處主政)
          同意後,檢附本府同意函影本再行函報審計處。
       2、經審計處函復同意銷毀後,制定檔案銷毀計畫及檔案銷毀目錄
          ,報由本府(行政暨國際處主政)彙整後再送交檔案管理局審
          核。
       3、經檔案管理局函復同意銷毀後,自行依規定擇期辦理銷毀作業
          。
    (二)二級機關
       1、編製銷毀清冊(如附件二格式)報送該管上級機關,上級機關
          同意後並函報審計處。
       2、經審計處函復同意銷毀後,上級機關將審計處同意銷毀公文函
          轉申請機關。機關接獲同意銷毀函後,制定檔案銷毀計畫及檔
          案銷毀目錄,陳報上級機關轉由本府(行政暨國際處主政)彙
          整後再送交檔案管理局審核。
       3、經檔案管理局函復同意銷毀後,自行依規定擇期辦理銷毀作業
          。
       4、高中(職)以下學校請逕依該管上級機關及審計處同意銷毀函
          自行依規定銷毀,免依前二目規定辦理。
五、同意銷毀之相關公文應永久保存並列入交代。
六、縣市合併前原各鄉(鎮、市)公所及山地原住民區公所會計檔案分單
    位會計及總會計,其存管依會計法相關規定辦理,申請銷毀總會計類
    檔案應檢附相關總決算公告日期證明文件。
    (一)合併前原各鄉(鎮、市)公所及代表會會計檔案
       1、九十年度以前(含)屬單位會計。
       2、九十一年度至九十九年度屬總會計。
       3、代表會屬單位會計。
    (二)山地原住民區公所及代表會會計檔案
       1、九十年度以前(含)屬單位會計。
       2、九十一年度至九十九年度屬總會計。
       3、一00年度至一0三年度屬單位會計。
       4、一0四年度起屬總會計。
       5、代表會屬單位會計。
七、會計檔案遇有遺失、損毀等情事時,應檢附會計檔案缺損報告及缺損
    清冊(如附件三格式),一級機關先報送本府(主計處主政)同意後
    ,檢附本府同意函影本再行函報審計處;二級機關報送該管上級機關
    層轉本府(主計處主政)同意後,檢附本府同意函影本函報審計處。
        前項同意遺失、損毀相關公文,應永久保存並列入交代。
八、為減輕會計憑證存管壓力,經評估有提前辦理銷毀之必要,應依第四
    點規定編製銷毀清冊併送「高雄市政府各機關學校屆滿五年未滿十年
    之會計憑證報請銷毀評估表」(如附件四)辦理。