一、高雄市政府（以下簡稱本府）為所屬各機關學校會計檔案之銷毀及缺
損建立一致性規範，依據會計法及其他相關規定訂定本注意事項。
二、本注意事項所稱會計檔案係指會計憑證、會計報告、帳簿及重要備查
簿等。
三、本府所屬各機關學校會計檔案自總決算公布日起算十年後，經該管上
級機關與審計部高雄市審計處（以下簡稱審計處）之同意，得予銷毀
。
四、本府所屬各機關學校會計檔案之銷毀，除有關未了債權債務或因案應
續予保存者外，應依下列程序（如附件一流程圖）辦理：
（一）一級機關
1、編製銷毀清冊（如附件二格式）並先報送本府（主計處主政）
同意後，檢附本府同意函影本再行函報審計處。
2、經審計處函復同意銷毀後，制定檔案銷毀計畫及檔案銷毀目錄
，報由本府（行政暨國際處主政）彙整後再送交檔案管理局審
核。
3、經檔案管理局函復同意銷毀後，自行依規定擇期辦理銷毀作業
。
（二）二級機關
1、編製銷毀清冊（如附件二格式）報送該管上級機關，上級機關
同意後並函報審計處。
2、經審計處函復同意銷毀後，上級機關將審計處同意銷毀公文函
轉申請機關。機關接獲同意銷毀函後，制定檔案銷毀計畫及檔
案銷毀目錄，陳報上級機關轉由本府（行政暨國際處主政）彙
整後再送交檔案管理局審核。
3、經檔案管理局函復同意銷毀後，自行依規定擇期辦理銷毀作業
。
4、高中（職）以下學校請逕依該管上級機關及審計處同意銷毀函
自行依規定銷毀，免依前二目規定辦理。
五、同意銷毀之相關公文應永久保存並列入交代。
六、縣市合併前原各鄉（鎮、市）公所及山地原住民區公所會計檔案分單
位會計及總會計，其存管依會計法相關規定辦理，申請銷毀總會計類
檔案應檢附相關總決算公告日期證明文件。
（一）合併前原各鄉（鎮、市）公所及代表會會計檔案
1、九十年度以前(含)屬單位會計。
2、九十一年度至九十九年度屬總會計。
3、代表會屬單位會計。
（二）山地原住民區公所及代表會會計檔案
1、九十年度以前(含)屬單位會計。
2、九十一年度至九十九年度屬總會計。
3、一００年度至一０三年度屬單位會計。
4、一０四年度起屬總會計。
5、代表會屬單位會計。
七、會計檔案遇有遺失、損毀等情事時，應檢附會計檔案缺損報告及缺損
清冊（如附件三格式），一級機關先報送本府（主計處主政）同意後
，檢附本府同意函影本再行函報審計處；二級機關報送該管上級機關
層轉本府（主計處主政）同意後，檢附本府同意函影本函報審計處。
前項同意遺失、損毀相關公文，應永久保存並列入交代。
八、為減輕會計憑證存管壓力，經評估有提前辦理銷毀之必要，應依第四
點規定編製銷毀清冊併送「高雄市政府各機關學校屆滿五年未滿十年
之會計憑證報請銷毀評估表」（如附件四）辦理。